วิธีแก้เทมเพลต PowerPoint ที่โหลดมา: เปลี่ยนข้อความ ตาราง และกราฟ

อ่าน 6 นาที · อัปเดต 5 พฤศจิกายน 2569

เริ่มใช้ไฟล์ PowerPoint .pptx ที่ดาวน์โหลดมา ตั้งแต่บันทึกสำเนา แก้ข้อความและตาราง เปลี่ยนข้อมูลกราฟ ตรวจฟอนต์ไทย ไปจนถึงเตรียมไฟล์ส่ง พร้อมเทมเพลตฟรี

โหลดเทมเพลตมาแล้วไม่จำเป็นต้องเริ่มทำสไลด์ใหม่ทั้งหมด แต่ควรแยกให้ออกว่าแต่ละส่วนเป็น ข้อความ ตาราง กราฟ หรือภาพ เพราะวิธีแก้ต่างกัน บทความนี้ใช้ชุดรายงานประจำเดือนของ Temply TH เป็นตัวอย่าง โดยเน้นการเปิดด้วย PowerPoint บนคอมพิวเตอร์ ชื่อเมนูอาจต่างกันตามรุ่นและภาษาของโปรแกรม

1. ดาวน์โหลด .pptx และเก็บต้นฉบับไว้

1. เปิด หน้ารายงานผลการทำงานประจำเดือน แล้วเลือกดาวน์โหลดฟรี หากยังไม่ได้เข้าสู่ระบบให้เข้าสู่ระบบก่อน
2. ตรวจว่าไฟล์ที่ได้รับลงท้าย .pptx ซึ่งเป็นไฟล์งานนำเสนอ ไม่ใช่รูปภาพตัวอย่างบนหน้าเว็บ
3. บันทึกสำเนาสำหรับทำงาน เช่น รายงานทีมขาย-พฤศจิกายน-2569.pptx และเก็บไฟล์ที่โหลดมาเป็นต้นฉบับ
4. เปิดดูทุกหน้าก่อนแก้ เพื่อรู้ว่ามีข้อมูลใดต้องเตรียมบ้าง

2. เปลี่ยนชื่อเรื่อง ชื่อทีม และช่วงเวลา

คลิกในกล่องข้อความแล้วแทนชื่อทีม เดือน และผู้จัดทำ จากนั้นตรวจชื่อเดือนในหัวข้อกราฟและกำหนดส่งงานด้วย การเปลี่ยนเพียงหน้าปกอาจทำให้เดือนในเนื้อหายังเป็นเดือนตัวอย่าง

• ถ้าข้อความยาวเกินกล่อง ลองตัดคำที่ไม่จำเป็นหรือขึ้นบรรทัดใหม่ก่อนลดขนาดตัวอักษร
• ใช้คำเรียกตัวเลขให้ตรงกัน เช่น เลือกใช้ “ยอดขาย” หรือ “รายได้” ตามความหมายที่ทีมตกลง
• ข้อความสำหรับนำเสนอควรสรุปประเด็น ส่วนรายละเอียดที่ไม่จำเป็นบนจอเก็บไว้ในบันทึกผู้บรรยายได้

3. แก้ข้อมูลในตาราง แล้วตรวจผลรวมเอง

คลิกในเซลล์ของตารางเพื่อเปลี่ยนค่า เช่น เป้าหมาย ผลจริง ผู้รับผิดชอบ หรือวันส่งงาน ตารางในชุดนี้แก้ไขข้อความได้ แต่ อย่าถือว่าเซลล์รวมจะคำนวณใหม่ให้อัตโนมัติเหมือน Excel ควรคำนวณในไฟล์ข้อมูลต้นทางก่อน แล้วนำค่าที่ตรวจแล้วมาใส่

4. เปลี่ยนข้อมูลกราฟด้วย Edit Data

สำหรับกราฟที่แก้ไขได้ใน PowerPoint รุ่นเดสก์ท็อป เลือกกราฟแล้วใช้ Chart Design → Edit Data เพื่อเปลี่ยนชื่อหมวดและตัวเลขในตารางข้อมูล บางรุ่นมีตัวเลือก Edit Data in Excel ด้วย หลังแก้ให้ตรวจกราฟและป้ายตัวเลขบนสไลด์ตามคู่มือ Microsoft ที่อ้างอิงท้ายบทความ

กราฟในชุดรายงานนี้ใช้ข้อมูลตัวอย่าง 3 เดือน หากเปลี่ยนช่วงเวลา ต้องเปลี่ยนทั้งชื่อเดือน ค่าแต่ละเดือน และชื่อหัวข้อกราฟ อย่าแก้เฉพาะข้อความตัวเลขที่เห็นบนหน้า เพราะข้อมูลภายในกราฟอาจยังเป็นชุดเดิม

5. ตรวจฟอนต์ภาษาไทยและการตัดบรรทัด

ชุดรายงานนี้ใช้ฟอนต์ Tahoma หากเครื่องปลายทางไม่มีฟอนต์ที่ไฟล์ใช้ รูปแบบข้อความอาจเปลี่ยนไป ใน PowerPoint สามารถใช้ Replace Fonts เพื่อเปลี่ยนฟอนต์ทั้งงานนำเสนอได้ตามรุ่นที่รองรับ จากนั้นควรตรวจทุกหน้าอีกครั้ง โดยเฉพาะหัวตารางและคำภาษาไทยที่ยาว

• ตรวจสระและวรรณยุกต์ว่าไม่ชนขอบกล่องหรือถูกตัด
• อย่าเปลี่ยนเฉพาะฟอนต์ชื่อเรื่องจนตัวเลขและตารางดูเป็นคนละชุด
• ลองเปิดบนเครื่องที่จะนำเสนอ แทนการตรวจเฉพาะเครื่องที่ใช้แก้ไฟล์

6. เตรียมฉบับนำเสนอและฉบับอ่าน

เก็บไฟล์ .pptx ไว้สำหรับแก้ไขต่อ หากต้องส่งให้ผู้รับอ่านโดยไม่แก้ สามารถส่งออกเป็น PDF ตามเมนูของ PowerPoint รุ่นที่ใช้ แล้วเปิด PDF ตรวจอีกครั้ง PDF ไม่แทนไฟล์ต้นฉบับสำหรับแก้ตารางหรือข้อมูลกราฟ และไม่ควรคาดหวังว่าจะเก็บเอฟเฟกต์เคลื่อนไหวแบบสไลด์ไว้

1. ลบสไลด์วิธีใช้และหน้าที่ไม่เกี่ยวข้องกับการประชุม
2. ตรวจว่าข้อมูลสมมติถูกแทนแล้วทั้งหมด ทั้งข้อความ ตาราง และกราฟ
3. ดูสไลด์ในโหมดนำเสนอเพื่อเช็กตัวหนังสือและลำดับเรื่อง
4. บันทึกไฟล์ .pptx และเปิดตรวจไฟล์ PDF หากมีการส่งออก
5. ตั้งชื่อไฟล์ให้บอกทีม รอบรายงาน และรุ่นของเอกสารได้ชัดเจน

ดาวน์โหลดไฟล์สำหรับลองแก้

รายงานผลการทำงานประจำเดือน (PowerPoint ฟรี)ดาวน์โหลดฟรี

หากยังไม่รู้ว่าควรใส่อะไรในแต่ละหน้า อ่าน โครงสร้างรายงานผลการทำงานประจำเดือน ก่อน หรือดู ตัวอย่างการสรุป KPI เพื่อเขียนคำอธิบายประกอบตัวเลข